DISCLAIMER EN INFORMATIENOTA
BEHEER VAN DE VERWERKING VAN AANWERVINGEN EN INTERNE MOBILITEIT VIA ONS AANWERVINGSPLATFORM
DISCLAIMER
U moet ervoor zorgen dat de informatie, berichten en bijlagen (hierna 'de informatie') die u in de tool uploadt correct zijn en een getrouwe weergave zijn van uw werkervaring. U kan op elk ogenblik de ingevoerde gegevens aanpassen. In de vrije tekst voegt u alleen informatie toe die relevant is voor uw sollicitatie. Gelieve geen overbodige gevoelige of vertrouwelijke informatie op te nemen in de vrije tekst.
We herinneren u eraan dat de informatie die u als toekomstige/huidige gebruiker van het platform uploadt in de tool enkel wordt gebruikt voor het beheer van uw sollicitatie(s) (als externe of interne) en het hieronder beschreven proces dat ermee gepaard gaat. Belangrijk: de tool is niet voor andere doeleinden bestemd.
ALGEMENE INFORMATIENOTA BETREFFENDE DE BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
Voor zover dit niet in strijd is met de lokale privacyverklaring die geldt voor de onderneming van AXA waarvoor u solliciteert (zie de afdeling 'Lokale Privacyverklaringen' hieronder), is deze privacyverklaring van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens door AXA.
Verwerkingsverantwoordelijken
Handelen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de context van de verwerking van uw persoonsgegevens (d.w.z. zij bepalen de doeleinden en de middelen voor de verwerking van uw informatie):
GIE AXA, een economisch samenwerkingsverband, georganiseerd naar Frans recht, met maatschappelijke zetel te 23 Avenue Matignon, 75008 Paris, ingeschreven in het handels- en ondernemingsregister van Parijs onder het nummer 333 491 066,
EN
De onderneming van AXA waarvoor u solliciteert.
(Samen 'AXA' genoemd.)
Lokale privacyverklaringen
Notificación global responsabilidad: protección de datos
AXA Philippines Privacy Notice
AXA Investment Managers Privacy Notice
AXA Northern Ireland Privacy statement
Tot slot, zodra u door een lokale entiteit van AXA wordt benaderd voor uw sollicitatie, wordt het aanwervingsproces beheerd in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetten en regels.
CONTACTGEGEVENS VAN DE FUNCTIONARIS VOOR GEGEVENSBESCHERMING
U kan per post of e-mail contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van elke entiteit. Hieronder vindt u de adressen die elke betrokken entiteit van AXA heeft opgegeven:
- AXA Belgium: privacy@axa.be
- AXA GO: privacy.axaservices@axa.com
- AXA IM dataprivacy@axa-im.com
- AXA Partners: Clp.fr.dataprivacy@partners.axa
- AXA XL: legalcompliance@axaxl.com
- AXA UK - e-mail: ukgroupprivacy@axa-uk.co.uk; post: The Data Protection Officer, AXA UK Plc, 20 Gracechurch Street, London EC3V 0BG
- GIE AXA: privacy@axa.com
- AXA Hong Kong: hk.dpo@axa.com.hk
COOKIES EN TRACKERS
We stellen cookies in zodra u uw toestemming hebt gegeven, behalve voor technische cookies die nodig zijn om de dienst te verlenen die u via de website aanvraagt. Meer informatie vindt u terug in het cookiebeleid op de website.
De contactgegevens vindt u eveneens terug in de lokale privacyverklaringen hierboven.
VERWERKINGSDOELEINDEN, WETTELIJKE BASIS EN CATEGORIEËN VAN VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
Doeleinde nr. 1: Beheer van het aanwervingsproces voor externe kandidaten.
De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens die dit doeleinde rechtvaardigt, is de uitvoering van precontractuele maatregelen (art. 6. 1.b. van de AVG).
- Identificatiegegevens, zoals voornaam, naam, geslacht (dhr./mevr.) (optioneel), foto (optioneel), geboortedatum of leeftijd (kan van uw cv worden gehaald), privételefoon, persoonlijk e-mailadres, persoonlijk adres, nationaliteit
- Gegevens over het persoonlijke leven: gezinssituatie (kan van uw cv worden gehaald), hobby's (kunnen van uw cv worden gehaald)
- Professionele gegevens, zoals interesses, vaardigheden (minstens één thema) of cv (bestand of link naar LinkedIn), professioneel e-mailadres, functietitel, soort contract (van onbepaalde of bepaalde duur).
Voor zover strikt wettelijk toegestaan, mogen persoonsgegevens als volgt worden verwerkt op het cv: Gezondheidsgegevens, (informatie over invaliditeit) in overeenstemming met artikel 9.2.b. van de AVG.
Doeleinde nr. 2: Beheer van de cv-bank en beheer van het versturen van vacatures (newsletter)
De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens die dit doeleinde rechtvaardigt, is de toepassing van de toestemming (art. 6.1.a. van de AVG). U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken. Als u beslist om dit te doen, ontvangt u niet langer vacatures van de verwerkingsverantwoordelijken. De intrekking van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de wettelijkheid van de verwerking die voordien is uitgevoerd of voor een andere verwerking waarvoor de wettelijke basis niet toestemming is
Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de aanwervingsteams van AXA om:
1) u een goed overzicht te geven van uw sollicitaties en profielen bij alle entiteiten van AXA en
2) hen in staat te stellen analyses uit te voeren naar het gebruik van het platform
- Identificatiegegevens, zoals voornaam, naam, geslacht (dhr./mevr.) (optioneel), foto (optioneel), geboortedatum of leeftijd (kan van uw cv worden gehaald), privételefoon, persoonlijk e-mailadres, persoonlijk adres, nationaliteit
- Gegevens over het persoonlijke leven: gezinssituatie (kan van uw cv worden gehaald), hobby's (kunnen van uw cv worden gehaald)
- Professionele gegevens, zoals interesses, vaardigheden (minstens één thema) of cv (bestand of link naar LinkedIn).
Doeleinde nr. 3: Beheer van de interne mobiliteit voor werknemers van AXA
De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens die dit doeleinde rechtvaardigt, is de uitvoering van precontractuele maatregelen (art. 6. 1.b. van de AVG).
Uw persoonsgegevens worden gedeeld met de aanwervingsteams van AXA om:
1) u een goed overzicht te geven van uw sollicitaties en profielen bij alle entiteiten van AXA en
2) hen in staat te stellen analyses uit te voeren naar het gebruik van het platform
- Identificatiegegevens, zoals voornaam, naam, geslacht (dhr./mevr.) (optioneel), foto (optioneel), geboortedatum of leeftijd (kan van uw cv worden gehaald), privételefoon, persoonlijk e-mailadres, persoonlijk adres, nationaliteit
- Gegevens over het persoonlijke leven: gezinssituatie (kan van uw cv worden gehaald), hobby's (kunnen van uw cv worden gehaald)
- Professionele gegevens, zoals interesses, vaardigheden (minstens één thema) of cv (bestand of link naar LinkedIn), personeelsnummer, professioneel e-mailadres, lokale ID, functietitel, naam van de manager, professionele familie en subfamilie, werkvestiging, bedrijfseenheid, opdrachtcategorieën (lokale voorwaarden, opdracht voor korte of lange termijn), soort contract (van onbepaalde of bepaalde duur), anciënniteit (anciënniteit in de job, anciënniteit in de entiteit of anciënniteit bij AXA), geografische mobiliteit (bereid tot nationale/internationale mobiliteit), managementpositie, bedrijfstelefoonnummer.
Doeleinde nr. 4: De profielen van kandidaten matchen met functies ('de matchingtest') door gebruik te maken van artificiële intelligentie
De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens die dit doeleinde rechtvaardigt, is de toepassing van het gerechtvaardigde belang (art. 6.1.f. van de AVG). Deze gegevensverwerking moet de entiteiten van AXA in staat stellen om de meest geschikte kandidaten voor een functie te vinden of de kandidaat helpen om de beste functies binnen AXA te vinden.
Het is dus de match tussen de gegevens van de vacature en een aantal gegevens die de kandidaat heeft ingevuld, namelijk:
- vaardigheden (kernwoorden)
- functiefamilie (d.w.z. compliance, finance, security, enz.)
- ervaring
- gewenste werkplek
- soort contract (contract van bepaalde duur, contract van onbepaalde duur, stage, werkervaring).
Doeleinde nr. 5: Administratie van het platform (controle van het gebruik en de werking en ticketbeheer)
De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens die dit doeleinde rechtvaardigt, is de toepassing van het gerechtvaardigde belang (art. 6.1.f. van de AVG). De gerechtvaardigde belangen die de verwerkingsverantwoordelijken nastreven, bestaan in de noodzaak om het platform te onderhouden om aanwervingen mogelijk te maken en extra diensten te verlenen aan sollicitanten, met inachtneming van de beginselen van veiligheid, naleving en nodige technische ontwikkelingen.
Alle persoonsgegevens vermeld in dit privacybeleid, met uitzondering van de authenticatiegegevens (wachtwoord en passAXA)
Logs voor beveiliging, gegevens om verbinding te maken met het platform en IP-adres
Doeleinde nr. 6: Doorverwijzing van interne kandidaten van AXA
De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens die dit doeleinde rechtvaardigt, is de toepassing van het gerechtvaardigde belang (art. 6.1.f. van de AVG). De gerechtvaardigde belangen die de verwerkingsverantwoordelijken nastreven, bestaan in de mogelijkheid om van de werknemers aanbevelingen te krijgen over mogelijke interne kandidaten en de recruiters te helpen bij de preselectie van interne kandidaten.
- Identificatiegegevens, zoals voornaam, naam, persoonlijk e-mailadres, persoonlijk telefoonnummer (optioneel)
- professionele gegevens: cv (optioneel), functiecategorie, voorkeur qua locatie van de vacature (optioneel).
Doeleinde nr. 7: Ontwikkeling van de expertise en vaardigheden van de werknemers van AXA (GIG)
De wettelijke basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens die dit doeleinde rechtvaardigt, is de toepassing van het gerechtvaardigde belang (art. 6. 1.f. van de AVG). Het gerechtvaardigde belang dat de verwerkingsverantwoordelijken nastreven, bestaat erin werknemers in staat te stellen extra expertise en vaardigheden te verwerven, alsook reeksen van werknemersvaardigheden te gebruiken wanneer dat nodig is bij de AXA Groep.
- Identificatiegegevens: Voornaam, naam, geslacht, taal
- Professionele gegevens: aantal jaar ervaring, naam van de werkgevers
- Persoonlijk leven: vaardigheden en interesses (optioneel).
Voor alle doeleinden waarvoor de wettelijke basis het gerechtvaardigde belang (art. 6.1.f. van de AVG) is, kan u informatie over die doeleinden opvragen door u schriftelijk te richten tot de gegevensbeschermingsfunctionaris van de onderneming waarvoor u solliciteert.
VERPLICHTE AARD VAN DE GEGEVENSVERZAMELING EN MOGELIJKE GEVOLGEN INDIEN DERGELIJKE GEGEVENS NIET WORDEN VERSTREKT
Een deel van de informatie die via de toepassing wordt verzameld, is verplicht. Op die manier kunnen de verwerkingsverantwoordelijken uw sollicitatie beoordelen of u verschillende vacatures sturen. Velden met een sterretje (*) in de toepassing zijn verplicht, de andere zijn optioneel.
Als u deze verplichte informatie niet verstrekt, zullen de recruiters u niet kunnen terugbellen of zal u geen vacatures kunnen ontvangen van de verwerkingsverantwoordelijken.
DE BRON VAN DE PERSOONSGEGEVENS INDIEN ZE OP INDIRECTE WIJZE WORDEN VERZAMELD
Als u een werknemer bent van een entiteit van AXA verzamelen we gegevens over u uit bestaande hr-gegevensbanken.
Een andere gegevensbron kan LinkedIn zijn, als de kandidaat solliciteert voor vacatures die op de website van AXA op LinkedIn staan.
BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS
De verwerkingsverantwoordelijken gebruiken gepaste technische en organisatorische maatregelen die bedoeld zijn om de persoonsgegevens die wij over u verzamelen en verwerken, te beschermen. De maatregelen die de verwerkingsverantwoordelijken toepassen, zijn bedoeld om een voldoende niveau van beveiliging te bieden in verband met de risico's die gepaard gaan met de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de normen van de AXA Groep. Meer informatie vindt u in de landspecifieke privacyverklaringen hierboven.
ONTVANGERS OF CATEGORIEËN VAN ONTVANGERS EN DOORZENDINGEN BUITEN DE EU
De verwerkingsverantwoordelijken delen uw persoonsgegevens enkel mee aan geïdentificeerde en toegelaten ontvangers.
Naast de ontvangers vermeld in de landspecifieke privacyverklaringen hierboven gaat het onder andere om volgende ontvangers:
· AXA Group Operations (Frankrijk), dat instaat voor de integratie van het platform en het beheer van de IT-support
· Lokale entiteiten van AXA: gemachtigde personen die betrokken zijn bij het aanwervingsproces, zoals human resources (enkel recruiters), de manager(s) die betrokken zijn bij uw aanwervingsproces
· AXA Group Operations (Portugal), onderaannemer van AXA Group Operations, dat instaat is voor de verwerking van aanvragen om rechten uit te oefenen
· iCIMS (Verenigde Staten, Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Ierland) en zijn onderaannemers, verantwoordelijk voor de implementatie, het gebruik en het onderhoud van het platform.
· LinkedIn Recruiter System Connect ('LinkedIn RSC')
· Andere onderaannemers afhankelijk van de lokale entiteiten van AXA (zie lokale privacyverklaringen van AXA hierboven).
Voor landen die geen passend beschermingsniveau bieden, verstrekken de verwerkingsverantwoordelijken beschermingsmaatregelen om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en kaderen zij deze doorzending aan de hand van:
(i) de standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd of gelijkaardige bepalingen wanneer vereist door de lokale regelgeving (bijv. International Data Transfer Agreement in het VK)
(ii) als uw persoonsgegevens worden doorgezonden door andere entiteiten van de AXA Groep, dan gebeurt dit aan de hand van de bindende bedrijfsvoorschriften van de Groep (die u kan raadplegen via de volgende link - rubriek 'Learn More': https://www.axa.com/fr/a-propos-d-axa/nos-engagements). Deze bindende bedrijfsvoorschriften zijn van toepassing op de betrekkingen tussen entiteiten, met inbegrip van de entiteiten die gelegen zijn in landen die geen passend beschermingsniveau bieden.
TERMIJN VOOR DE BEWARING VAN DE GEGEVENS
Voor doeleinde nr. 1 betreffende het beheer van het aanwervingsproces voor externe kandidaten, doeleinde nr. 2 betreffende het oprichten van een cv-bibliotheek en beheer van het versturen van vacatures, doeleinde nr. 4 betreffende het voorzien in een matchingtest en doeleinde nr. 6 betreffende de doorverwijzing van interne kandidaten, zal de bewaringstermijn doorgaans afhangen van het land van de entiteit van AXA waarvoor u solliciteert. Verwijs naar de onderstaande bijlage volgens uw land.
Voor doeleinde nr. 1 betreffende het beheer van het aanwervingsproces voor externe kandidaten bedraagt de bewaringstermijn 30 dagen na afsluiting van de vacature in de actieve gegevensbank, tenzij u ons uw uitdrukkelijke toestemming geeft om uw gegevens bij te houden voor mogelijke toekomstige jobopportuniteiten. Voor doeleinde nr. 2 betreffende het oprichten van een cv-bibliotheek en het versturen van vacatures bedraagt de bewaringstermijn 6 maanden na uw toestemming in de actieve gegevensbank.
Voor doeleinde nr. 3 betreffende de interne aanwervingen en doeleinde nr. 7 betreffende GIG's worden uw gegevens bewaard tijdens de duur van uw arbeidsovereenkomst.
Voor doeleinde nr. 5 betreffende de administratie van het platform is de bewaringstermijn bepaald aan de hand van bovenstaande doeleinden.
Er is een beperkte gegevensverwerking (archivering van gegevens) voordat uw gegevens worden gewist, wat betekent dat AXA de e-mail overschrijft met een pseudo-e-mail en de persoonsmap wijzigt in 'beperkte verwerking'. Die beperkte gegevensverwerking is strikt noodzakelijk voor bewijsdoeleinden in het geval van een geschil. Het bestand blijft op het platform staan op basis van de landelijke bewaartermijn en wordt daarna gewist.
RECHTEN VAN DE BETROKKENE
Indien van toepassing hebt u, in overeenstemming met de lokale wetgeving inzake privacy van gegevens en de AVG, het recht om:
- uw persoonsgegevens in te kijken
- uw persoonsgegevens te rectificeren
- de verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen, behalve wanneer de verwerking gebaseerd is op de naleving van een wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijken
- te vragen om de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen, tenzij u daartoe uw toestemming hebt gegeven, indien uw gegevens nodig zijn voor de opstelling, de uitoefening of de verdediging van wettelijke rechten, indien uw gegevens nodig zijn voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of indien het gebruik van uw gegevens gerechtvaardigd is door belangrijke redenen in het publieke belang van de Unie of van een lidstaat
- de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens te vragen, wanneer uw persoonsgegevens automatisch worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een contract dat u aan de verwerkingsverantwoordelijke bindt
- te beslissen over het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden (alleen volgens Frans recht).
Voor verwerkingen in het kader van doeleinde nr. 4 Voorzien in een matchingtest, nr. 5 Administratie van het platform, nr. 6 Doorverwijzing van interne kandidaten en nr. 7 Ontwikkeling van de expertise en vaardigheden van de werknemers van AXA (GIG) hebt u ook het recht om u op elk ogenblik, om redenen met betrekking tot uw specifieke persoonlijke situatie, te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
Voor verwerkingen in het kader van doeleinde nr. 2 Beheer van een cv-bibliotheek en het versturen van vacatures kan u uw toestemming op elk ogenblik wijzigen. Als u beslist om dit te doen, ontvangt u niet langer informatie over mogelijk nieuwe functies. De intrekking van uw toestemming heeft geen gevolgen voor de wettelijkheid van de verwerking die voordien is uitgevoerd.
Gebruik onderstaande contactgegevens om contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming of om uw rechten uit te oefenen:
· Voor GIE AXA zijn de contactgegevens de volgende:
- 23 avenue Matignon, 75008, Paris
· Voor lokale entiteiten van AXA: raadpleeg de contactinformatie in de lokale privacyverklaringen hierboven of die van de entiteit waar u bent tewerkgesteld.
Het is mogelijk dat er informatie wordt gevraagd om uw identiteit te bevestigen en/of de onderneming te helpen om de gegevens die u zoekt te vinden, als onderdeel van ons antwoord op uw aanvraag.
HET RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN BIJ EEN TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT
Tot slot hebt u het recht om eventuele zorgen over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt, te delen met een bevoegde toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat van uw gewone verblijfplaats, werkplek of de plaats waar u denkt dat er een vermeende inbreuk op uw rechten heeft plaatsgevonden.
AANPASSINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING
De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen aan veranderende wettelijke, technische of zakelijke ontwikkelingen. Bij het bijwerken van deze privacyverklaring zullen de verwerkingsverantwoordelijken de nodige maatregelen treffen om u hiervan in kennis te stellen, in overeenstemming met het belang van de wijzigingen die de verwerkingsverantwoordelijken aan de verklaring aanbrengen. De verwerkingsverantwoordelijken zullen uw toestemming verkrijgen voor alle materiële wijzigingen in de privacyverklaring indien en waar dit vereist is door de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 31 maart 2025.